10 strategie per dimezzare le riunioni inutili

Fonti autorevoli stimano che ormai trascorriamo la maggior parte del nostro tempo lavorativo in azienda tra mail e riunioni. Il Wall Street Journal Europe afferma che trascorriamo circa 20 ore alla settimana in riunioni di vario genere, ovvero dal 30 al 50% del nostro tempo totale disponibile. Secondo questo studio, in media un manager “consuma” circa 400 ore alla settimana del tempo dei suoi collaboratori tra riunioni e mail.

Un altro studio, quello effettuato da Bain & Company qualche anno fa, dimostrava che i manager di tutto il mondo sprecano, in media, non meno del 15-20% del loro tempo in riunioni evitabili e che i top manager di tutto il mondo trascorrono più o meno due giorni interi alla settimana per gli incontri ai vertici. Altra evidenza paradossale è che circa il 22% dei partecipanti, durante questi incontri, invia tre o più messaggi di posta elettronica per ogni mezz’ora di tempo trascorsa in apparenza a discutere, ma nei fatti a occuparsi di altre cose.

Al di là di questi studi, ritengo sia evidente il fatto che purtroppo ci resta sempre meno tempo per “lavorare” ad alta concentrazione, sopraffatti da centinaia di interruzioni, mail e riunioni. Ritengo che la maggior parte di noi sia d’accordo nell’affermare che partecipare a riunioni inutili o poco efficaci possa risultare molto frustrante.

Sicuramente possono rappresentare opportunità preziose per connettersi con colleghi, capi e collaboratori e discutere faccia a faccia di progetti e iniziative importanti, ma se non si rispettano alcune indicazioni fondamentali, tali opportunità possono facilmente trasformarsi in eventi del tutto controproducenti e molto costosi.

Ecco 10 strategie per moltiplicare drasticamente la produttività delle riunioni e per ridurre il tempo sprecato in meeting, a volte del tutto inutili.

1. Convocate solo chi è strettamente indispensabile

Se proprio una riunione deve essere fatta, fate in modo che nella lista dei partecipanti ci sia solo chi può effettivamente contribuire al risultato attesodell’incontro. Quando a un incontro partecipano più di 6-7 persone l’efficacia comincia a ridursi drasticamente, perché chi ha qualcosa da dire spesso non fa in tempo a parlare o ad approfondire, mentre altri non dicono niente e sostanzialmente fanno solo atto di presenza. Le riunioni affollate sono spesso il regno del multitasking, dove molti trascorrono il loro tempo a scrivere messaggi sul telefonino, in pratica senza nemmeno ascoltare quello che si dice.
Steve Jobs ha sempre seguito alla lettera questo principio, e ha sempre fatto in modo che ai un meeting fossero presenti solo i collaboratori stretti e indispensabili, nonostante Apple fosse diventata una realtà globale enorme. E l’amministratore delegato di Google, Larry Page, ha una regola per la quale a una riunione non possono partecipare mai più di dieci persone. Un esercizio da fare, per iniziare, è quello di provare ad eliminare dalla riunione la persona meno necessaria. Non è una cosa che il vostro collega debba prendere sul personale: spiegategli che è semplicemente il modo migliore per rispettare il suo tempo prezioso.

2. Elaborate un’agenda estremamente chiara

La riunione va progettata bene in anticipo e convocata con tempi precisi, temi specifici e con obiettivi dichiarati in anticipo, per consentire ai partecipanti di arrivare consapevoli di quello che sarà l’argomento e già preparati a dare un contributo.
Se siete convocati a riunioni senza questo tipo di agenda, spesso è molto meglio dire semplicemente di no.
Troppo spesso, i partecipanti ad una riunione non hanno la più pallida idea del perché siano lì presenti. Una riunione senza una buona preparazione fatta in anticipo spesso si rivela un inutile spreco di tempo per molti. Affinate la vostra capacità di dire no sul posto di lavoro. Se siete invitati a una riunione sulla quale nutrite qualche dubbio, non abbiate paura di dirlo all’organizzatore, e chiedetegli perché la vostra presenza è così necessaria. Quindi, chiedetevi se è assolutamente necessario incontrarsi per affrontare il problema in questione. Può essere risolto via email, telefono o con un veloce scambio di opinioni faccia a faccia? Se sì, declinate educatamente l’invito, e suggerite un’alternativa più rapida.

3. Chiedete dati e analisi in anticipo

È importante far sapere, in fase di convocazione, ai singoli partecipanti cosa serve per rendere l’incontro più efficace possibile. Se non lo fate impiegherete buona parte della riunione a fare analisi e ricerche di gruppo in modo improduttivo su cose che avrebbero richiesto molto meno tempo prima della riunione con il lavoro individuale di alcuni dei partecipanti.

4. Fate durare le riunioni il minimo tempo necessario

Quando si oltrepassano i 90 minuti l’attenzione evapora, si perde il senso degli obiettivi: un po’ come a scuola o all’università quando una lezione supera l’ora e mezzo e gli studenti perdono la concentrazione, cominciando a distrarsi. Tagliate corto. Solo pochissime riunioni hanno bisogno di più di 25-30 minuti.
Questioni molto importanti possono essere risolte efficientemente in molto meno tempo. Sheryl Sandberg, di Facebook, è nota per avere un quaderno contenente la lista dei punti che devono essere discussi ad ogni riunione. Quando ogni punto è stato discusso pone fine alla riunione, anche se sono passati appena 15 minuti.

5. Preparate in anticipo le riunioni e provate gli strumenti necessari

Sia per quanto riguarda la parte di contenuto che la parte di supporto tecnico: provate gli strumenti, le attrezzature audio e video, le connessioni, il materiale di supporto, ecc…controllate che siano disponibili anche tutte quelle piccole cose che potrebbero servirvi, dai pennarelli alla lavagna a fogli mobili o qualunque altra cosa possa risultarvi utile.
Se l’avete organizzata voi, prendetevi 5 minuti per controllare che tutto sia pronto per l’uso, prima che i vostri colleghi arrivino. Se si tende a evitare il lavoro di preparazione pensando che sia solo una perdita di tempo, considerate quanto costa tenere dieci persone sedute in una stanza, a girarsi i pollici, perché qualcosa non funziona. Fate qualche conto: è facile rendersi conto che anche pochi minuti di improduttività costano moltissimo all’azienda.

6. Concludete le riunioni con un piano di azioni concreto

Decisioni prese, azioni necessarie e tempi/responsabilità per la realizzazione, data del successivo incontro. Mettete tutto nero su bianco. All’inizio di ogni riunione, scegliete sempre una persona che prepari il report finale. Non dimenticatevi mai di condividere prima del termine della riunione questo report finale. Dopo la condivisione, assicuratevi che questo report sia distribuito a tutti i partecipanti del meeting, in modo che ognuno sappia esattamente cosa fare, e ne sia responsabile.
Senza questo accorgimento, può facilmente arrivare una sorta di amnesia collettiva. Le idee discusse vengono presto dimenticate e le cose da fare non vengono mai messe in pratica. Così da rendere quella riunione del tutto inconcludente, il che ci riporta alla vera questione: perché scomodarci con queste riunioni?

7. Non tollerate ritardi per l’avvio delle riunioni

Se notate che ci sono ritardi abituali considerate il caso di introdurre una penalità ludica, anche in soldi, da usare per feste e occasioni speciali del team.

8. Richiedete assolutamente lo spegnimento di telefoni e laptop

Se la riunione deve eccezionalmente protrarsi a lungo, inserite delle pause in cui potranno essere usati telefoni e laptop.

9. Considerate la possibilità di fare la riunione in piedi

Alcune ricerche dimostrano che in questo caso la durata può ridursi sino ad un terzo della durata da seduti. Potete addirittura fare la riunione passeggiando quando il gruppo è di 2-3 persone.

10. Domandatevi come evitare la riunione a cui state pensando

Spesso potete evitare una riunione sostituendola con una telefonata, un incontro mirato con max 1-2 persone, una richiesta via mail, una chiara definizione degli obiettivi e delle responsabilità, un buon processo di delega.

Peter Drucker affermava: “Una persona o fa una riunione o lavora. Non può fare entrambe le cose allo stesso tempo”.

È nostro compito cercare di salvaguardare il nostro tempo e le nostre energie durante la giornata lavorativa.

L’attenzione alla riduzione di qualsiasi forma di spreco sociale nei luoghi di lavoro è uno dei pilastri del Lean Lifestyle.