Cosa fare per rendere il lavoro realmente smart

La transizione è iniziata! A pochi giorni dal via libera di governo e sindacati al protocollo nazionale con le linee guida per disciplinare il lavoro “agile” è ormai evidente che lo smart working (da non confondersi con il tele-lavoro) rappresenterà il principale modus operandi di persone e aziende, indipendentemente che si lavori da casa o dall’ufficio.

Come ho sottolineato recentemente in un’intervista al Sole 24 Ore sono tuttavia molti i cambiamenti necessari a livello individuale e organizzativo perché si possa avviare una svolta in grado di diffondere nuove modalità di lavoro e di fare impresa che assicurino congiuntamente risultati e benessere individuale e organizzativo.

In “Strategia Lean Lifestyle” ho dedicato due capitoli specifici all’argomento e ho condiviso gli otto passi che ritengo vadano affrontati con molta attenzione dalle aziende nella fase di progettazione di una transizione verso lo smart working:

1. Consolidamento del sistema infrastrutturale hardware e software
2. Definizione delle nuove regole organizzative, delle revisioni di processo, dei principi operativi e delle abitudini chiave
3. Definizione dei nuovi criteri di performance management
4. Progettazione ed erogazione di un piano di formazione specifico
5. Progettazione e implementazione di un sistema di comunicazione specifico
6. Progettazione e implementazione di un sistema di knowledge management digitale
7. Piano di implementazione con step di monitoraggio e revisione
8. Avvio ed esecuzione dello smart working, del monitoraggio e dei cicli di miglioramento continuo

In questo articolo voglio approfondire il secondo passo e condividere alcune regole aziendali che nel concreto si sono dimostrate assai efficaci: norme e principi pratici che consentono di coniugare efficacia operativa e qualità di vita delle persone.

9 regole aziendali per lo smart working

1. Evitare il sovraccarico da riunioni.
   La facilità di organizzazione di una riunione a distanza non significa che tutti i meeting siano utili. Quindi? Elimina, accorpa, riduci la durata, riduci i partecipanti.
2. Stabilire i confini e fissare un giorno della settimana senza meeting, né fisici né virtuali.
   Il lavoro non va confuso con le riunioni! Se a priori definisci regole di tempo nello svolgimento delle riunioni otterrai più efficacia e meno stress.
3. Applicare le regole dello slotting e stabilire cadenza regolari per aree tematiche.
   Non lasciare al caso la scelta del momento della giornata in cui svolgere i meeting. Un consiglio? La mattina concentra il lavoro individuale o al massimo in piccoli gruppi e le riunioni tutte nel pomeriggio.
4. Nominare un leader per ciascuna riunione.
   Può essere la stessa persona che l’ha convocata e si occuperà di concedere la parola, far seguire l’ordine del giorno, terrà il tempo ed elaborerà il piano d’azione finale.
5. Stabilire e diffondere un metodo condiviso per la gestione della videoconferenza.
   Banale? Forse sì, ma buon senso non va di pari passo con buona pratica. Quindi, definisci le regole di gestione della riunione a distanza per evitare perdite di tempo e inefficienze.
6. Stabilire momenti di misurazione e rilevazione.
   Sondaggi, colloqui, analisi dati: l’azienda più di prima deve mettersi in ascolto costante di cosa accade nelle vite lavorative dei collaboratori.
7. Aiutare i collaboratori a stabilire un luogo fisso in casa da dedicare al lavoro.
   Dotare il lavoratore delle strumentazioni tecniche è il minimo. È importante anche aiutarlo con contributi economici per dotarsi di spazi fisici che aiutino a lavorare meglio (esempio scrivania, sedia ergonomica, cuffie).
8. Aiutare i collaboratori a definire i confini spazio-tempo.
   Anche il protocollo sullo smart working l’ha previsto: lavorare da casa non significa essere disponibili h24! Sì, a momenti di disconnessione assoluta che consentano di separare gli ambiti lavorativi da quelli familiari.
9. Monitorare costantemente il livello di energia e concentrazione delle persone.
   In casa le distrazioni si moltiplicano, il multitasking può crescere e quindi anche lo stress può aumentare e diminuire la qualità del lavoro. Devi frequentemente raccogliere feedback sul campo per capire come aiutare le persone a lavorare con più risultati, agilità e benessere.
   

E tu quali regole vorresti aggiungere? Quali principi operativi hai applicato o vorresti applicare? Dalla condivisione delle nostre esperienze possiamo contribuire insieme a rendere le nostre organizzazioni delle Lean Lifestyle Company, aziende che ambiscono a creare il massimo valore ed esprimere tutto il loro potenziale umano, tecnologico e organizzativo.

A presto e Buon Lean Lifestyle!