Immagina un calciatore che deve tirare un rigore, quante volte tocca la palla nel tentativo di fare gol? Un solo tiro.
Immagina un giocatore di tennis. Quanti tentativi fa prima di mandare la palla ricevuta nel campo avversario? Un solo colpo.
E un giocatore di pallavolo che vuol schiacciare nel campo avversario per segnare un punto, quante volte tocca la palla? Un solo colpo.
E noi, invece?
Nel nostro modo di lavorare – e di vivere – abbiamo ormai consolidato comportamenti diametralmente opposti: le giornate, e il modo di pensare, assomigliano a partite di flipper in cui colpiamo la “pallina” innumerevoli volte prima di riuscire a mandarla a segno.
Riflettiamoci: quante volte torniamo sullo stesso argomento, quante volte riapriamo la stessa e-mail, quante volte riaffrontiamo lo stesso problema, quante volte dobbiamo ricordarci di completare una cosa in sospeso, prima di concluderla davvero?
Quanti tentativi facciamo prima di avviare e concludere quel progetto che ci sta a cuore?
Sembra che ci sia ormai una generale mancanza di consapevolezza che sfocia in una sorta di rassegnazione endemica che ci porta a considerare questo stato di cose normale e inevitabile.
Saranno considerate normali, ma è anche possibile cambiare queste abitudini “moderne”, visto che i danni che provocano sono di gran lunga superiori ai benefici. Vediamo come.
Innanzitutto, dobbiamo imparare a porci continuamente una domanda:
Come possiamo ridurre il numero di volte in cui “tocchiamo” le cose che abitualmente facciamo?
I due numeri target a cui puntare sono zero e uno.
Per ottenere questi due target è indispensabile ridurre drasticamente le probabilità di venire in contatto più volte con le stesse cose. Un esempio: le e-mail. Se mi sono abituato a un flusso continuo di lettura e scrittura delle e-mail, a un’apertura quasi distratta della casella di posta elettronica, dallo smartphone o dal computer, in ogni momento libero che capita, mi sarò anche abituato a un meccanismo tanto perverso quanto improduttivo.
Guardare le e-mail che mi sono arrivate senza osservare con attenzione, con il proposito di prestarvi più attenzione al prossimo giro e magari andando a caccia della e-mail importante che può essermi arrivata tra tante meno importanti e urgenti. Piccolo particolare: non ci sarà un solo prossimo giro, ma ce ne saranno tanti altri in cui ripeteremo automaticamente questi “giri a vuoto”.
In alcuni di questi, apriremo qualche e-mail e la leggeremo pure. Ma a volte risponderemo e a volte no, proponendoci di farlo dopo a un altro giro di giostra.
Finiamo per toccare le e-mail tante volte, prima di decidere cosa farne. Oltre a perdere tempo sacro e prezioso, entriamo in una modalità reattiva e mettiamo il nostro cervello in condizioni non ideali per svolgere bene il compito successivo a quello del gioco delle e-mail, lasciandolo con decine di finestre aperte che si riaffacceranno alla nostra attenzione quando meno lo vogliamo.
Ridurre il numero di volte in cui si leggono le e-mail – destinando solo precisi momenti della giornata a questo compito – ti costringerà a prendere decisioni più rapidamente e se ti ritagli il giusto tempo ad alta concentrazione prenderai anche decisioni più accorte. Ricordati inoltre che la lettura delle e-mail dovrebbe sempre coincidere con una fase di elaborazione e pertanto le azioni che ti consiglio di fare sono:
Ricorda che gestire la posta elettronica è un lavoro, non un passatempo antistress.
L’e-mail è uno strumento molto utile, ma siamo noi a dover controllare lui, mai viceversa.
Oltre le e-mail sono tante altre le cose con cui dovremmo entrare in contatto una sola volta senza lasciarle in sospeso: decisioni da prendere durante una riunione, piani d’azione, letture, approfondimenti e progetti da completare, ecc.
Si tratta di acquisire nel tempo una vera e propria allergia a tutto ciò che resta incompleto. Perché sicuramente comporterà sprechi di tempo e rilavorazioni evitabili con la tecnica “touch & go”.
Lascio a te il compito finale di pensare a ciò che vorresti toccare e completare al primo giro di giostra, per lasciare in sospeso il minor numero di cose possibile. E se hai pensato a qualcosa che ti sembra troppo grande per poter essere aperta e chiusa senza più doverci tornare su, ricordati che l’importante è dividere qualsiasi compito in porzioni così piccole da poter essere adeguatamente realizzate e portate a termine nello slot di tempo a disposizione.