Come evitare di lasciare attività in sospeso

Immagina un calciatore che deve tirare un rigore, quante volte tocca la palla nel tentativo di fare gol? Un solo tiro.
Immagina un giocatore di tennis. Quanti tentativi fa prima di mandare la palla ricevuta nel campo avversario? Un solo colpo.
E un giocatore di pallavolo che vuol schiacciare nel campo avversario per segnare un punto, quante volte tocca la palla? Un solo colpo. 

E noi, invece?

Nel nostro modo di lavorare – e di vivere – abbiamo ormai consolidato comportamenti diametralmente opposti: le giornate, e il modo di pensare, assomigliano a partite di flipper in cui colpiamo la “pallina” innumerevoli volte prima di riuscire a mandarla a segno.

Riflettiamoci: quante volte torniamo sullo stesso argomento, quante volte riapriamo la stessa e-mail, quante volte riaffrontiamo lo stesso problema, quante volte dobbiamo ricordarci di completare una cosa in sospeso, prima di concluderla davvero?

Quanti tentativi facciamo prima di avviare e concludere quel progetto che ci sta a cuore?

Sembra che ci sia ormai una generale mancanza di consapevolezza che sfocia in una sorta di rassegnazione endemica che ci porta a considerare questo stato di cose normale e inevitabile.
Saranno considerate normali, ma è anche possibile cambiare queste abitudini “moderne”, visto che i danni che provocano sono di gran lunga superiori ai benefici. Vediamo come.

Innanzitutto, dobbiamo imparare a porci continuamente una domanda:

I due numeri target a cui puntare sono zero e uno.

• Target Zero: vuol dire imparare a non toccare nemmeno una volta buona parte di cose che vorrebbero entrare nella nostra vita senza alcun beneficio: e-mail spazzatura; e-mail interessanti per altri, ma non per noi; e-mail interessanti per noi, ma non ora; richieste di attenzione da parte di persone che in realtà non ci interessano o alle quali non dobbiamo prestare alcuna attenzione; informazioni, giornali, libri, notizie, gossip che non cambiano di una virgola la nostra vita e che non ci fanno nemmeno stare bene; team di lavoro in cui non dovremmo essere nemmeno coinvolti; attività di vario tipo che ci troviamo a fare, ma che avremmo potuto tranquillamente non fare. 
  
• Target Uno: vuol dire imparare a giocare a tennis nella nostra vita. Toccare una sola volta le cose che abbiamo scelto di fare o che dobbiamo necessariamente fare.

Impariamo a ridurre il numero di volte in cui leggiamo le e-mail

Per ottenere questi due target è indispensabile ridurre drasticamente le probabilità di venire in contatto più volte con le stesse cose. Un esempio: le e-mail. Se mi sono abituato a un flusso continuo di lettura e scrittura delle e-mail, a un’apertura quasi distratta della casella di posta elettronica, dallo smartphone o dal computer, in ogni momento libero che capita, mi sarò anche abituato a un meccanismo tanto perverso quanto improduttivo.

Guardare le e-mail che mi sono arrivate senza osservare con attenzione, con il proposito di prestarvi più attenzione al prossimo giro e magari andando a caccia della e-mail importante che può essermi arrivata tra tante meno importanti e urgenti. Piccolo particolare: non ci sarà un solo prossimo giro, ma ce ne saranno tanti altri in cui ripeteremo automaticamente questi “giri a vuoto”.
In alcuni di questi, apriremo qualche e-mail e la leggeremo pure. Ma a volte risponderemo e a volte no, proponendoci di farlo dopo a un altro giro di giostra. 

Finiamo per toccare le e-mail tante volte, prima di decidere cosa farne. Oltre a perdere tempo sacro e prezioso, entriamo in una modalità reattiva e mettiamo il nostro cervello in condizioni non ideali per svolgere bene il compito successivo a quello del gioco delle e-mail, lasciandolo con decine di finestre aperte che si riaffacceranno alla nostra attenzione quando meno lo vogliamo.

Ridurre il numero di volte in cui si leggono le e-mail – destinando solo precisi momenti della giornata a questo compito – ti costringerà a prendere decisioni più rapidamente e se ti ritagli il giusto tempo ad alta concentrazione prenderai anche decisioni più accorte. Ricordati inoltre che la lettura delle e-mail dovrebbe sempre coincidere con una fase di elaborazione e pertanto le azioni che ti consiglio di fare sono: 

1. Eliminare tutte i messaggi palesemente inutili 
2. Inoltrare a colleghi e collaboratori i messaggi che ritieni possano essere interessanti per loro
3. Inoltrare i messaggi che prevedono che un collega o collaboratore porti a termine un’attività collegata al messaggio ricevuto
4. Rispondere al messaggio subito se l’attività richiesta prevede un tempo inferiore a circa 2 minuti
5. Pianificare uno slot futuro se l’attività richiesta per rispondere al messaggio è superiore ai 2 minuti 
6. Archiviare i messaggi 

Ricorda che gestire la posta elettronica è un lavoro, non un passatempo antistress.
L’e-mail è uno strumento molto utile, ma siamo noi a dover controllare lui, mai viceversa.

Oltre le e-mail sono tante altre le cose con cui dovremmo entrare in contatto una sola volta senza lasciarle in sospeso: decisioni da prendere durante una riunione, piani d’azione, letture,  approfondimenti e progetti da completare, ecc.
Si tratta di acquisire nel tempo una vera e propria allergia a tutto ciò che resta incompleto. Perché sicuramente comporterà sprechi di tempo e rilavorazioni evitabili con la tecnica “touch & go”.

Lascio a te il compito finale di pensare a ciò che vorresti toccare e completare al primo giro di giostra, per lasciare in sospeso il minor numero di cose possibile. E se hai pensato a qualcosa che ti sembra troppo grande per poter essere aperta e chiusa senza più doverci tornare su, ricordati che l’importante è dividere qualsiasi compito in porzioni così piccole da poter essere adeguatamente realizzate e portate a termine nello slot di tempo a disposizione.