Cosa rende difficile il lavoro?

Un antico proverbio russo recita così: “Se corri dietro a due conigli non ne prenderai nessuno”.

In azienda di “conigli” ne abbiamo davvero tanti da inseguire e anche se il buon senso suggerisce di focalizzarci su un’attività alla volta, è usuale dedicarci a più attività contemporaneamente e spostare continuamente la nostra attenzione da un lavoro all’altro, da un argomento all’altro.
Al di là di quel senso di appagamento derivato dal sentirci impegnati e apparentemente produttivi, non ci rendiamo conto che in realtà la nostra resa intellettuale è limitata e il consumo di energia mentale e fisica è decisamente eccessivo e non correlato ai risultati. 

Ogni volta che nello svolgimento di un’attività, per qualsiasi ragione, sei costretto a spostare l’attenzione su un’attività diversa, questo cambio di focus comporta sempre un tempo e un’energia mentale, una vera e propria “tassa” che non possiamo fare a meno di pagare: il transition time.

A questo tempo perso si aggiunge anche un’altra tipologia di tempo distrutto: il cosiddetto warm-up time ovvero il tempo necessario a entrare in piena concentrazione nella nuova attività

Secondo gli studi di Earl Miller -un neuroscienziato del MIT tra i maggiori esperti al mondo in ambito apprendimento e sviluppo cognitivo – quando passiamo da un’attività all’altra, in un processo che sembra fluido e gratis energeticamente, in realtà paghiamo un pesante scotto a causa dello spostamento di attenzione. 

Non a caso a conclusione di una giornata ricca di transition time e continui warm-up time ci sentiamo stanchi e con la sensazione di non aver veramente concluso tutte le attività da portare a termine.

C’è poi una terza categoria di tempo distrutto quotidianamente, quello che ho denominato bad quality time. Di cosa si tratta? Pensa a quante volte nella tua giornata fai qualcosa, ma con scarsa concentrazione oppure con la mente rivolta a più cose contemporaneamente, senza profondità di attenzione; oppure a quando una persona ti parla, ma tu non hai ascoltato quasi niente. Questi sono alcuni esempi di come ci siamo abituati a riempire il nostro tempo di tanti piccoli pezzi che drenano energia mentale, ma non aggiungono valore né a noi, né a chi ci sta accanto, né alla nostra azienda.

Il vero problema non è lavorare in parallelo, ma le perdite di tempo dopo ogni interruzione

Il modo di lavorare che si è andato consolidando negli ultimi anni è più basato, quindi, sul task switching piuttosto che sul multitasking. Ovvero, cambiamo spesso argomento piuttosto che gestirne molti contemporaneamente. Infatti, il vero problema non è lavorare in parallelo o in serie, perché in pratica lavoriamo quasi sempre solo in serie, ma quanto sono frequenti i cambi di task e quanto durano le perdite di tempo dopo ogni interruzione. 

Le ricerche più accreditate sul tema hanno dimostrato che 11 è il numero medio di minuti che un lavoratore può dedicare a un progetto o un’attività specifica prima di essere interrotto e che tutte le interruzioni hanno effetto negativo sulla prestazione (aumentando ogni volta anche le imprecisioni e gli errori durante l’esecuzione dei compiti interrotti più spesso) e sul benessere degli individui, colpiti da aumenti significativi di stress e di senso di frustrazione.

Dalla scienziata americana Gloria Mark abbiamo avuto evidenza, inoltre, che ogni volta che stiamo lavorando a qualcosa di importante, tipo scrivere una relazione, e improvvisamente ci fermiamo, prendiamo il telefono, e ci mettiamo a chattare o a controllare le e-mail, impieghiamo in media fino a 25 minuti per ritrovare la concentrazione.

Acquisire questa consapevolezza significa aver percorso un buon tratto di strada per poi imboccare l’autostrada delle numerose strategie Lean Lifestyle che ho raccolto nel mio ultimo libro, e poter arrivare, senza la pretesa di fare grandi rivoluzioni, a guadagnare almeno 1-2 ore al giorno di tempo prezioso e recuperare energia, concentrazione e benessere. 

D’altronde riuscire a guadagnare 1 ora al giorno significa guadagnare 5 ore alla settimana, 20 ore al mese, 30 giorni lavorativi all’anno.

E tu cosa ci faresti con un mese di tempo in più per te stesso, i tuoi collaboratori, la tua azienda o la tua famiglia?