Riprendiamo il controllo delle attività veramente importanti

Fermiamoci a riflettere: il modo in cui prevalentemente lavoriamo, che ormai sta diventando anche il modo in cui conduciamo gran parte della nostra vita, non ci mette in condizioni di capire in quale misura stiamo producendo risultati, per noi stessi e le nostre aziende. Stiamo decisamente perdendo di vista la capacità di commisurare attività svolte e impatti ottenuti. Passiamo, senza accorgercene, ore ed ore a guardare e-mail, il web, oppure in discussioni ed incontri senza fine, per poi ridurci a prendere decisioni importantissime in pochi minuti, addirittura a rimandarle al giorno dopo, perché ormai esausti, lamentandoci puntualmente di avere avuto poco tempo a disposizione per fare il lavoro “vero”.

Distribuiamo superficialmente il nostro tempo con scarsa consapevolezza del fatto che il tempo consumato per qualsiasi attività non ritorna più in nostro possesso. È andato via per sempre. Inesorabilmente.

Quando nelle aziende tocco questo problema mi rendo conto di mettere il dito in una piaga che le persone scoprono essere davvero enorme. È come se avessero comprato una fantastica e costosa macchina automatica per un reparto produttivo e non sapessero rispondere alla domanda relativa al suo utilizzo concreto. Oppure, è come se alla domanda sull’utilizzo in ore di una macchina, si rispondesse: 8, 10 o 12 ore, ma senza sapere quanti pezzi buoni ha prodotto esattamente.

“Sì, qualcosa ha prodotto, ma non sappiamo dire esattamente quanti e neanche quante volte la macchina si è fermata oppure quante volte ha rallentato il suo ciclo produttivo”. In buona sostanza l’azienda non saprebbe dir nulla su quello che in termini gestionali si chiama O.E.E. – Overall Equipment Effectiveness. Di conseguenza non saprebbe dire se l’investimento fatto con l’acquisto della macchina sta avendo un ritorno oppure no.

Sarebbe impensabile vero?

In quasi tutte le aziende ci si sforza di monitorare efficienza ed efficacia di impianti e macchine, ma di fronte all’utilizzo e alla valorizzazione dell’enorme patrimonio umano a disposizione, si sa veramente dire poco in merito all’utilizzo del potenziale esistente e della reale efficienza umana con cui si sta lavorando. Alla faccia dei neo-guru aziendali e di tutti i consulenti prêt-à-porter portatori e divulgatori del mito della “persona al centro”!

Riprendiamo il controllo delle attività veramente importanti

Da dove possiamo partire per risolvere il problema che ho delineato? Dalla chiara identificazione di quelle che ho denominato “Gold Activity” ovvero quelle attività che aggiungono più valore a noi stessi e al nostro business. Si riconoscerà la similitudine con il principio cardine del Lean Thinking: partire sempre dal riconoscere il valore per il cliente nel flusso delle attività svolte. La difficoltà quando si passa dai processi aziendali ai processi delle singole persone, è che dobbiamo imparare a evitare tutti i tranelli che ci impediscono di riconoscere ciò che porta più valore, resistendo alle distrazioni di diversa natura e superando numerosi ostacoli lungo la strada. Gli essere umani non sono macchine da poter regolare e non si muovono seguendo flussi di lavoro predeterminabili a tavolino.

La nostra mente funziona come una cinepresa che registra solo ciò che osserva e tutto il resto non conta. Quando ci concentriamo su tante cose diverse, la maggior parte delle quali provenienti da fonti esterne a noi, assistiamo inermi a un furto della nostra preziosa attenzione, e perdiamo consapevolezza sul fatto di non riconoscere più le cose per noi più importanti.

Riassumendo, la nostra capacità di focus è potenzialmente molto forte, ma davvero limitata e non è assolutamente scontato che tutto ciò su cui poniamo la nostra attenzione sia la cosa più importante per noi, per la nostra azienda e per i nostri cari.

Passa all’azione: allena il “muscolo” del focus

Il focus è come un muscolo, se non lo alleniamo costantemente si indebolisce parecchio. Per essere allenato il muscolo del focus ha bisogno di un ingrediente fondamentale: l’intenzionalità. Quindi nel nostro caso sarebbe più corretto parlare di focus intenzionale. E visto che la maggior parte delle fonti di attenzione sono attualmente fonti esterne (e-mail, colleghi, chat, social network, riunioni, interruzioni) purtroppo il focus intenzionale risulta già indebolito in gran parte dei contesti aziendali.

Viviamo sempre di più in un dilagante stato di iperreattività verso gli stimoli esterni. Anzi, diventiamo sempre più bravi a reagire velocemente a questi stimoli esterni, indebolendo allo stesso tempo le nostre capacità di concentrazione intenzionale. Questo porta ad una perdita di consapevolezza della relazione impatto-attività: se ad esempio siamo coinvolti quasi simultaneamente in quattro attività con impatti completamente diversi per il nostro business, il nostro povero cervello non riesce a distinguere facilmente le differenze di importanza. Una e-mail di scarso conto occuperà lo stesso tempo, la stessa attenzione e la stessa energia di un progetto dal possibile impatto milionario per la nostra azienda. Tutto, quindi, diventa di pari importanza, o meglio niente diventa sostanzialmente più importante di altro. In molti casi questo processo di appiattimento non ci permette di osservare e scegliere attività ad alto valore aggiunto che potremmo, e in alcuni casi dovremmo, fare e che invece non facciamo. Andiamo incontro ad una vera e propria “cecità equivalente”. Perdiamo opportunità preziose per noi stessi e per gli altri.

L’appiattimento dei livelli di rilevanza risulta in definitiva uno dei bias comportamentali che si incontrano oggi in azienda. In questo modo si rischia facilmente di perdere valore, tempo ed energia. Ogni giorno.

Una Gold Activity è, in buona sostanza, una corsia preferenziale per la creazione di valore. Si possono fare tante cose ogni giorno, ma solo attraverso queste attività percorrerò la strada più veloce per raggiungere efficacemente l’eccellenza personale. Ognuno di noi dovrebbe sempre sapere – oppure dovrebbe scoprirlo più in fretta possibile – quali sono le proprie Gold Activity per raggiungere il meglio di sé o del proprio gruppo.

Non si diventa eccellenti facendo tutto

Non si cresce leggendo più e-mail che si può oppure azzerando la propria casella di posta elettronica, come magari ci è stato insegnato in qualche corso di time management. Bisogna distinguere le attività di servizio da quelle a valore aggiunto, le attività necessarie rispetto a quelle che rappresentano spreco per chiunque le faccia e, soprattutto, bisogna identificare le attività che fatte da noi rappresentano uno spreco assoluto.

Le Gold Activity ci consentono, inoltre, di avere una visione strategica e di non finire con “la testa sotto la sabbia” occupandoci di cose tattiche tutti i giorni. Una persona concentrata a ricercare le proprie Gold Activity riuscirà a integrare sempre di più il team perché dovrà scegliere cosa fare personalmente e cosa delegare agli altri, forzando di conseguenza l’integrazione necessaria per gestire e monitorare le attività delegate. La ricerca dell’essenziale porta naturalmente all’eliminazione del superfluo, riducendo contemporaneamente stress e sprechi.

Essere concentrati sulle attività che svolgiamo in modo eccellente e che ci conducono verso l’eccellenza, consente di ottenere risultati straordinari. Quando non lo facciamo, purtroppo, creiamo alti livelli di stress e ci trasciniamo lentamente verso un vero e proprio stato di esaurimento.